KeepIT: Grip op elke tool,
zicht op elke keuring
KeepIT: Grip op elke tool,
zicht op elke keuring
Grip op gereedschap
Real-time inzicht in al je bedrijfsmiddelen
Verloren gereedschap, gemiste keuringen, chaotische uitgifte, gefrustreerde medewerkers: worstel jij ook dagelijks met het overzicht van het gereedschap, materieel en PBM’s in je bedrijf? Excel-lijsten, losse formulieren of zelfgebouwde systemen lijken handig, maar zodra het aantal medewerkers, projecten en bedrijfsmiddelen groeit, sluipen er fouten, inefficiënties en extra kosten in.
Met de scanoplossing KeepIT Gereedschapsbeheer heb je altijd actueel inzicht in alle beschikbare en uitgeleende bedrijfsmiddelen in je bedrijf. Je weet precies wie welk gereedschap, materieel of PBM’s gebruikt en aan wie bedrijfskleding en verbruiksmaterialen zijn uitgegeven. KeepIT draait online, in de cloud of on-premise, zodat je overal real-time overzicht hebt en uitgifte en terugname razendsnel registreert via QR- of RFID-scans. Slimme meldingen houden je scherp en voorkomen verrassingen, terwijl je administratie overzichtelijk en efficiënt blijft.
Voordelen van KeepIT Gereedschapsbeheer
Voordelen van KeepIT Gereedschaps-beheer
Met KeepIT digitaliseer je het beheer- en uitleenproces volledig. Je hebt altijd actueel inzicht en je workflow wordt soepel en overzichtelijk. In één oogopslag zie je waar elk bedrijfsmiddel is, wie het gebruikt, wat beschikbaar is en welke keuringsacties nodig zijn.
- Altijd overzicht: direct inzicht in alle beschikbare en uitgeleende bedrijfsmiddelen
- Efficiënt beheer: grip op gereedschap, materieel, PBM’s, bedrijfskleding en verbruiksmaterialen
- Altijd online en toegankelijk: of je nu kiest voor cloud of on-premise, gegevens zijn overal actueel en beschikbaar
- Slimme meldingen: automatische waarschuwingen bij (bijna) verlopen keuringen of hoog verbruik
- Centraal beheer: certificaten, keuringsdata en foto’s overzichtelijk op één plek
- Flexibel en schaalbaar: geschikt voor meerdere locaties en onbeperkt aantal gebruikers en bedrijfsmiddelen
- Foutreductie: geen fouten door handmatige registratie
- Tijdbesparend: minder zoekwerk en administratie, meer focus op de werkvloer
- Meer samenwerking: duidelijke, digitale workflows voor medewerkers en beheerders
- Grip op kosten en veiligheid: actueel inzicht ondersteunt veilig werken
Resultaat: misgrijpen wordt voorkomen, onnodige aanschaf beperkt, stilstand op de werkvloer verminderd en tijd op administratie bespaard. KeepIT maakt gereedschapsbeheer eenvoudig, overzichtelijk en efficiënt.
Hoe goed is jullie gereedschapsbeheer nu geregeld?
Doe de 2-minuten-zelfscan. Krijg een score voor jouw bedrijf, inzicht in risico’s en verbeterpunten én praktische tips passend bij jullie score. Zo zie je direct waar je uitleenproces efficiënter kan.
Hoe goed is jullie gereedschaps-beheer nu geregeld?
Doe de 2-minuten-zelfscan. Krijg een score voor jouw bedrijf, inzicht in risico’s en verbeterpunten én praktische tips passend bij jullie score. Zo zie je direct waar je uitleenproces efficiënter kan.
Meer dan gereedschap: alles wat je beheert in één systeem
Met KeepIT werk je met één centrale digitale gereedschapskist waarin al je gereedschap, Persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM’s), materieel, bedrijfskleding en verbruiksmaterialen overzichtelijk worden beheerd.
Efficiënt beheer van waardevol gereedschap en materieel
Bij waardevol gereedschap zoals elektrisch en pneumatisch gereedschap én materieel zoals hijsbanden of steigerdelen, is het essentieel te weten wie het gebruikt en of het veilig blijft. Met de KeepIT-app, QR-codes en RFID-tags registreer je uitgifte en terugname direct en foutloos.
PBM’s efficiënt beheren en veilig gebruiken
Persoonlijke Beschermingsmiddelen zoals helmen, valbeveiliging en veiligheidsschoenen koppel je eenvoudig aan medewerkers. Zo zie je altijd wie welke PBM’s gebruikt en of ze veilig en compliant zijn.
Bedrijfskleding overzichtelijk beheren
Bedrijfskleding is bij veel bedrijven een terugkerende kostenpost en logistieke uitdaging. Denk aan overalls, jassen of bedrijfsshirts die (tijdelijk) worden verstrekt. KeepIT houdt het uitleenproces eenvoudig overzichtelijk. Kledingstukken die een chemisch wasproces vereisen, krijgen hiervoor speciale RFID-tags; anders volstaan QR-codes.
Uitgifte van verbruiksmaterialen overzichtelijk bijhouden
Ook verbruiksmaterialen, zoals slijpschijven, boren en beitels, beheer je eenvoudig via QR-codes. Door te scannen leg je vast wie wat ontvangt. Zo voorkom je overmatig gebruik en heb je altijd volledig inzicht in het verbruik.
Veiligheid, compliance en verantwoordelijkheid
Veiligheid, compliance en verantwoordelijk-heid
Veilig werken begint met goed beheer van gereedschap, materieel en PBM’s. KeepIT helpt keuringen, inspecties en opvolging overzichtelijk vast te leggen en inzichtelijk te maken. Zo ondersteun je de naleving van geldende normen, zoals NEN 3140 en ben je beter voorbereid op audits en controles.
Je houdt grip op interne procedures en externe verplichtingen. Komt de Arbeidsinspectie onverwacht langs? Dan geeft KeepIT direct overzicht en rust.
Concrete functies van KeepIT voor veiligheid en compliance
Digitaal keuringsregister
Alle keurings- en inspectiegegevens worden centraal opgeslagen: rapporten, certificaten, foto’s en keuringsdata per bedrijfsmiddel. Zo beschik je altijd over een actueel en volledig logboek.
Slimme meldingen
KeepIT waarschuwt automatisch bij aankomende of achterstallige keuringen. Indien gewenst kunnen items tijdelijk worden geblokkeerd totdat een keuring is afgerond, zodat onveilig gebruik wordt voorkomen.
Traceerbaarheid van gebruik
KeepIT registreert automatisch wie welk gereedschap, materieel of PBM op welk moment gebruikt. Zo kun je aantonen dat de medewerker bevoegd was om een item te gebruiken en is elke uitgifte traceerbaar voor compliance, audits en interne procedures.
Aantoonbaarheid bij audits
In één overzicht zie je welke items gekeurd zijn, welke keuringen verlopen en welke documenten beschikbaar zijn. Dit maakt opvolging controleerbaar en ondersteunt audits, inspecties en interne controles.
Digitaal dossier per bedrijfsmiddel en per medewerker
Met KeepIT ontstaat automatisch:
- een dossier per bedrijfsmiddel (keuringshistorie, inspecties, foto’s)
- een dossier per medewerker (gebruik, schade- en verliestrends)
Omdat medewerkers zich bewust zijn dat het gebruik van bedrijfsmiddelen wordt geregistreerd, voelen ze zich meer verantwoordelijk. Dit is het zogenaamde Hawthorne-effect en verhoogt zorgvuldigheid, vermindert verlies door slordigheid en verkleint de kans op schade.
De dossiers bieden de beheerder grip op interne procedures en externe verplichtingen en leveren, wanneer nodig, bewijslast voor interne rapportages, audits of verzekeringskwesties.
Jouw data, jouw eigendom
Veilig werken gaat verder dan een goed beheer van je gereedschap; het gaat ook over de veiligheid van je geregistreerde gegevens. KeepIT is flexibel: we kunnen het lokaal op jouw eigen server installeren, maar we kunnen je ook volledig ontzorgen in een cloud-omgeving met servers op Nederlandse bodem. Jij houdt altijd de volledige eigendom en controle over je gegevens. Wij treden hierbij op als ‘verwerker’ en handelen uitsluitend volgens jouw aanwijzingen.
Lees op Modest.nl alles over data-opslag, toegang en beheer.
"We hebben meer slijptollen dan werknemers en tóch altijd tekort!"
Traditioneel gereedschapsbeheer brengt verborgen kosten met zich mee.
Veel organisaties regelen het uitleenproces van bedrijfsmiddelen met lijstjes, Excel of zelfgemaakte tools. Op het eerste gezicht lijkt dat voldoende, maar toch kunnen dit soort systemen onoverzichtelijk en inefficiënt zijn.
Lees er meer over in ons LinkedIn-artikel 'De verborgen kosten van traditioneel gereedschapsbeheer'.
Inzicht voor elke gebruiker
KeepIT is een zelfstandig online systeem en overal via internet toegankelijk. Het geeft je één centrale plek voor het beheer van al je bedrijfsmiddelen. Zo hebben beheerders én medewerkers altijd real-time inzicht in alle gereedschappen, materieel, PBM’s en bedrijfskleding, ongeacht waar ze zich bevinden.
Het systeem ondersteunt het volledige uitleenproces, van registratie tot terugname, zodat je workflow soepel verloopt en iedereen direct weet wat er in gebruik is.
Deze transparantie voorkomt misverstanden, versnelt samenwerking en houdt het beheer van bedrijfsmiddelen op alle locaties betrouwbaar en overzichtelijk.
Beheer en registratie van bedrijfsmiddelen
In het webportal beheert de gereedschapsbeheerder alles: bedrijfsmiddelen, medewerkers, keuringsdata, certificaten, foto’s en rapportages. Met gebruikersrechten bepaal je wie welke gegevens ziet en welke acties mag uitvoeren.
Op de werkvloer registreer je uitgifte en terugname van de bedrijfsmiddelen razendsnel via de app op uitleenterminals met QR- of RFID-scanning. Door het scannen van de medewerkerspas én het item wordt uitgifte direct gekoppeld en vastgelegd. Bij terugname wordt het item ontkoppeld door deze twee scans.
Een foto van de staat van het item kan eenvoudig worden toegevoegd en wordt meteen opgeslagen in het webportal.
Bij het scannen van alleen de medewerkerspas, zie je welke items je in gebruik hebt en of een aanstaande keuring of inspectie invloed heeft op de uitleenperiode. Wanneer je alleen het gereedschap scant, zie je alle informatie die bij dat item is opgeslagen.
Altijd goed voorbereid naar de klus
Voordat een monteur op pad gaat, kan de beheerder in het webportal zien welk gereedschap beschikbaar is en wie het gebruikt. Benodigd gereedschap kan eenvoudig worden klaargelegd of gereserveerd, zodat hij niet met een lege bus vertrekt.
Implementatie en gebruiksgemak
KeepIT is gebruiksvriendelijk en ontworpen voor snelle acceptatie op de werkvloer. Scannen is eenvoudiger dan formulieren invullen en bespaart direct tijd en voorkomt fouten. Je kunt eenvoudig starten met KeepIT door bedrijfsmiddelen toe te voegen, gebruikers aan te maken en QR-codes of RFID-tags te koppelen.
Bekijk hier hoe je in 3 stappen succesvol start met KeepIT en direct resultaat boekt.
Wanneer gewenst kunnen onze consultants je ondersteunen bij de inrichting, datamigratie en optimalisatie van workflows, zodat je snel profiteert van een soepel werkend systeem.
Van handmatige registratie naar werkgemak
Een nieuw systeem werkt pas echt als het team erachter staat. Benieuwd hoe je jouw medewerkers enthousiast meeneemt in deze overstap?
Lees het artikel 'Van handmatige registratie naar werkgemak in 6 stappen' op Modest.nl
Technologie: QR, RFID en GPS
KeepIT ondersteunt QR-codes en RFID-tags en is hardware-onafhankelijk. Bestaande tags kunnen vaak hergebruikt worden, mits de terminal ze kan lezen. Als totaalleverancier leveren wij alles wat je nodig hebt om te scannen en beheren met KeepIT.
GPS-tracking is optioneel inzetbaar voor specifieke toepassingen, afhankelijk van type bedrijfsmiddel en situatie.
Lees meer over de verschillen van identificatiemiddelen voor scanning in ons LinkedIn-artikel.
Kosten van KeepIT Gereedschapsbeheer
De kosten van KeepIT hangen af van het aantal terminals die je wilt gebruiken.
Neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek. Op basis daarvan maken we een offerte op maat voor jullie situatie.
Veelgestelde vragen over gereedschapsbeheer
Gereedschapsbeheer is het systematisch registreren, uitgeven en bijhouden van gereedschap, materieel, PBM’s, bedrijfskleding en verbruiksmaterialen. Met KeepIT heb je direct inzicht in wie welk item gebruikt, wanneer en in welke staat, waardoor je efficiënt beheer en grip op kosten en processen houdt.
Met KeepIT registreer je uitgifte en terugname eenvoudig via QR- of RFID-scans. Door het scannen van het gereedschap en de medewerkerspas wordt uitgifte direct gekoppeld aan de medewerker en vastgelegd als digitale handtekening. Slimme meldingen bij aanstaande of achterstallige keuringen en inspecties zorgen ervoor dat je geen acties mist.
In KeepIT is elk item gekoppeld aan een medewerker of ligt in het magazijn. Zo zie je real-time wie wat gebruikt en welke items beschikbaar zijn. KeepIT lost chaos en inefficiëntie op door alle gegevens, certificaten en keuringsrapporten overzichtelijk in het webportal te bewaren. Uitgifte en inname wordt eenvoudig via de webterminals geregistreerd.
Ja. KeepIT vervangt Excel, losse lijsten of andere gereedschapsbeheeroplossingen door één centraal, digitaal systeem voor al je gereedschap, materieel, PBM’s, bedrijfskleding en verbruiksmaterialen. KeepIT lost het probleem van onoverzichtelijk beheer en zoekgeraakt gereedschap op. Je weet altijd wie welk item gebruikt, wat beschikbaar is en welke acties nodig zijn. Real-time inzicht, foutreductie en automatische meldingen zorgen dat je werkvloer overzichtelijk en efficiënt blijft.
Ja, KeepIT is online toegankelijk en draait naar wens in de cloud of on-premise. Meerdere vestigingen, gebruikers en terminals hebben altijd direct toegang tot dezelfde actuele informatie.
KeepIT signaleert keuringen op tijd, registreert uitgifte volledig en maakt trends in verlies of schade per gebruiker zichtbaar. Zo krijg je beter overzicht en kun je proactief handelen om risico’s te beperken. Dit ondersteunt audits, inspecties en interne controles en helpt je bedrijf grip te houden op processen en middelen.
Na ontvangst van een inlog kun je direct aan de slag: items toevoegen, gebruikers aanmaken en QR-codes of RFID-tags koppelen. Je bent hierdoor binnen no-time operationeel. Bekijk hier het 3-stappenplan. Wanneer gewenst kunnen onze consultants ondersteunen bij inrichting, datamigratie en optimalisatie van workflows.
Ja, koppelingen met ERP en andere systemen zijn mogelijk. Neem contact op voor advies.
Demo aanvragen
Wil je real-time inzicht in je gereedschap, materieel, PBM’s, bedrijfskleding en verbruiksmaterialen en je gereedschapsbeheer optimaal regelen? Bel ons of vul het demo-aanvraagformulier in. We plannen graag een demo en een persoonlijk gesprek.